Mitarbeiter (m/w/d) für die Office-Organisation

Du packst an, behältst den Überblick und magst die Mischung aus Office-Organisation und Projektarbeit? Dann bist du bei uns richtig. Du arbeitest in einem kleinen, eingespielten Assistenz-Team, gemeinsam mit drei Kolleg:innen. Von hier aus seid ihr im Einsatz für das gesamte Unternehmen. Vom Empfang über die Büroorganisation bis zur Mitarbeit in Projekten: Du hältst den Laden verlässlich am Laufen und schaffst Freiräume für alle.

• Office & Empfang: Du bist erste Anlaufstelle für alle Kolleg:innen und Gäste – zentrale Telefonzentrale, Besucherempfang, Postbearbeitung (intern, extern, elektronisch) sowie Küche & Besprechungsräume.
• Büro & Fuhrpark: Von der Büroausstattung bis zum Fuhrpark – du sorgst dafür, dass alle bestens ausgestattet und mobil sind.
• Meetings, Events & Reiseorganisation: Du unterstützt die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Workshops, organisierst die Bewirtung, buchst  Hotels- und Reisen für Veranstaltungen sowie Netzwerk-Events.

Dazu je nach Schwerpunkt und Interesse

• Projektunterstützung: Recherchen & Analysen, Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen, Mitarbeit in bereichsübergreifenden (Teil-)Projekten.
• Oder: Administrative Unterstützung im Projekt-Management-Office, bei Forschungsprojekten, BGM-Themen oder Koordination bereichsübergreifender Aufgaben.

Nicht alles davon passiert gleichzeitig – was dazukommt, hängt auch davon ab, wo deine Stärken und Interessen liegen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbar) und idealerweise Erfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Administration.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, sehr selbstständige und proaktive Arbeitsweise, Organisationstalent und Priorisierungsstärke.
• Kommunikationsstärke: Du gehst offen auf Menschen zu, mit sicherem schriftlichen und mündlichen Ausdruck.
• Sicherer Umgang mit MS Office / MS Teams und modernen Kommunikationsmitteln.
• Erste Projekterfahrungen sind ein Plus.
• Du fühlst dich in einem dynamischen Umfeld wohl, in dem neben Professionalität auch eine Runde Kicker oder ein gemeinsames Teamfrühstück dazugehören.

• Unbefristete Anstellung bei einem zukunftssicheren, kommunal geprägten Arbeitgeber mit Orientierung am Tarifvertrag Versorgungsbetriebe (TV-V).
• Wertschätzende Zusammenarbeit in einem engagierten Team – locker im Umgang, professionell in der Sache.
• Kurze Wege & Eigenverantwortung: abwechslungsreiche Aufgaben mit vielen Schnittstellen.
• Flexibles Arbeiten im Rahmen der Rolle – mit fester Präsenz an drei bis vier Tagen pro Woche vor Ort in Osnabrück.
• Moderne Büros in zentraler Lage von Osnabrück.
• Strukturierte Einarbeitung im Onboarding-Programm und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.
• Vertrauensvolle, wertschätzende Führung durch deine Führungskraft.
• Zertifizierter familienfreundlicher Arbeitgeber – Arbeitszeiten, die sich gut mit Familie vereinbaren lassen, und ein hundefreundliches Büro.
• Sport- & Gesundheitsangebot: Hansefit oder EGYM Wellpass, bewegte Mittagspause, Betriebssportangebot.
• Bezuschusstes Job-Bike-Leasing und vergünstigtes Deutschlandticket.
• Bezuschusste betriebliche Altersvorsorge und Unterstützung bei Sehhilfen.
• Bezuschusstes Betriebsrestaurant und kostenlose Heißgetränke.
• Teamevents, die zusammenschweißen: Kanufahrten, Drachenbootrennen, Kartfahren, Spieleabende und vieles mehr.

smartOPTIMO ist eines der führenden Stadtwerke-Netzwerke Deutschlands mit Lösungen und Geschäftsmodellen für die Realisierung der Energiewende und den digitalen Kunden. Unser Partnernetzwerk umfasst derzeit über 80 Unternehmen mit mehr als 4,0 Mio. Stromzählpunkten. An den Standorten Osnabrück und Münster beschäftigt smartOPTIMO insgesamt über 180 Mitarbeitende. Zu unserem Leistungsspektrum zählen Beratung, System- und Prozessdienstleistungen für das intelligente Messwesen (einschließlich Smart Meter Gateway Administration) sowie das operative Zählergeschäft.